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Cómo organizar reuniones de trabajo productivas

      
Fuente: Shutterstock

La llegada de las nuevas tecnologías al mundo laboral ha permitido la incorporación de nuevos métodos de comunicación como emails, chats, conferencias virtuales, etc. Sin embargo, el intercambio cara a cara sigue siendo un vehículo fundamental de interacción para mejorar el trabajo de todo el equipo.

Si bien es cierto que las reuniones de trabajo tienen fama de ser una gran pérdida de tiempo, estas instancias también pueden mejorar enormemente los niveles de productividad en la empresa. Claro que para ello deben estar bien organizadas y seguir algunos lineamientos como los que te presentamos a continuación:

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Establece metas concretas

Si no existen objetivos concretos, la reunión será una gran pérdida de tiempo para todos. Cuando se organiza una instancia de este tipo se deben pautar de antemano los temas a tratar, problemas a solucionar o nuevos proyectos a abordar.

Plantea una agenda de antemano

En este sentido, también será fundamental organizar una agenda de la reunión que incluya horarios. Estos deben ser respetados para evitar que nadie pierda el tiempo y todos puedan planificar el resto de su jornada laboral con tranquilidad.

Exige puntualidad

Siguiendo en línea con el punto anterior, debes tener en cuenta que si exiges puntualidad no debes esperar a nadie para empezar tu exposición. Los que lleguen tarde deberán ponerse al día una vez que termine la reunión.

Envía material antes de la reunión

Como forma de agilizar la dinámica y optimizar el tiempo, es sumamente recomendable enviar los materiales antes de la reunión a todos los participantes. De esta forma sabrán las pautas a seguir y podrán anticiparse a sus demandas o preocupaciones.

Fomenta la participación

Una vez que termines tu presentación, pide opiniones, ideas y feedback para mejorar los procesos. Esta también es una oportunidad para que puedas enriquecerte con conocimientos ajenos.

Documenta los resultados y compártelos

Lo discutido en las reuniones muchas veces se tiende a olvidar. Para evitarlo, es fundamental que documentes todos los resultados o conclusiones y las envíes a quienes participaron.

 

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