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Tips para redactar correctamente una carta formal

      
Tips para redactar correctamente una carta formal
Tips para redactar correctamente una carta formal  |  Fuente: iStock

Cómo hacer una carta formal: tips a tener en cuenta

¿Qué formalismos hay que emplear?

Considera estas recomendaciones en los aspectos más básicos a la hora de redactar tu carta formal:

Al inicio de la carta

  • La carta debe estar dirigida a alguien en particular y debe incluir los datos identificativos de quien la envía y quién la debe recibir. Estos datos deberán formar una pequeña columna a ambos lados, incluyendo, además de los nombres y apellidos de ambos, los datos de contacto del emisor (como la dirección postal, número de teléfono o correo electrónico) y el cargo que ocupa o la empresa, institución o departamento al que pertenecen ambas partes.

Estos datos deben situarse en el encabezado de la carta, en la parte superior (a la derecha los nuestros y a la izquierda los de quien la recibe).

A su vez, es necesario indicar la fecha y lugar en el que fue creada la carta, datos que se colocarán por encima de los datos identificativos del emisor, en este caso, a la  izquierda.

  • Introducir la misiva mediante la correspondiente fórmula de cortesía y el tratamiento adecuado según a la persona a la que nos dirigimos. Los más comunes son “excelentísimo señor/a”, “ilustrísimo señor/a”, “don/doña”, “señor/a”.
  • Debes tener claro cuál será el asunto a tratar desde el inicio. Esto determinará el tono y el formato a emplear. La extensión de la carta dependerá del tema que tratemos en ella.
  • En el primer párrafo, llamado párrafo del asunto, se debe indicar claramente el motivo por el que se escribe la carta.

En la redacción de la carta formal

En el cuerpo de la carta, después de la breve introducción, expondremos los argumentos que justifiquen la razón de ser de dicho escrito. A continuación, expresaremos las soluciones o expectativas que esperamos ante la presentación de la carta por parte del destinatario. 

La redacción debe ser coherente, empleando un tono educado; los conceptos que se expongan deben ser claros y la expresión la correcta y adecuada a la circunstancia. 

Es importante escribir bien, cuidar mucho las reglas de ortografía, gramática y sintaxis. Las frases cortas ayudan al destinatario a comprender mejor el contenido.

Al cierre de la carta

Se debe incluir una especie de resumen de lo expuesto en las líneas anteriores. En función del tema a tratar, será el momento de expresar que se tome en consideración lo presentado en la misiva. Por último, deberá incluir sí o sí una despedida formal que culmine con la firma manuscrita de quien escribe. Dicha firma deberá ir acompañada del nombre o cargo.

Errores que debes evitar sí o sí en una carta formal

Las cartas formales se emplean cuando el emisor y destinatario no se conocen y el comunicado requiere altos niveles de calidad, huyendo de los mecanismos de la escritura espontánea que caracteriza otros modelos. Así que, en una carta formal evita el tuteo, el uso de coloquialismos o vulgarismos, plantear las ideas de forma desordenada. Además de lo anteriormente mencionado, ten siempre en mente los siguientes errores para evitarlos:

  • Una presentación de la carta poco limpia, en el caso que se presente en formato papel. Por ejemplo, emplear un papel inadecuado, hacer un mal uso de los márgenes y el sangrado, no espaciar correctamente los renglones, presentar tachones, o mala letra. 
  • Las faltas de ortografía: bajo ningún concepto son aceptables. Y siempre se debe contemplar en la redacción el uso de un tono educado.
  • Se deben evitar los adornos, las palabras rebuscadas o de difícil entendimiento.
  • No hay que abusar del tiempo del destinatario extendiéndose en demasiados detalles y volviendo la lectura pesada. El lector puede ser una persona ocupada y agradecerá que la carta sea breve. Además, ayudará a la comprensión del mensaje central que queremos transmitir, evitando distracciones.
  • Doblar la carta sencillamente por la mitad: Si vas a enviar la misiva por correo tradicional, qué menos que doblarla adecuadamente en tres partes.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que no es necesario que la carta formal sea manuscrita. Aunque sí es cierto que es algo que se está perdiendo y hacerlo denota un esfuerzo digno de valorar por parte del destinatario.

Después de todos estos consejos, ¿ya sabes cómo redactar una carta formal de manera adecuada?


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