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Tips para redactar el acta de una reunión de trabajo

      
Aprende a redactar un acta de reunión profesional sin olvidar ni un solo detalle
Aprende a redactar un acta de reunión profesional sin olvidar ni un solo detalle
  • Un acta permite registrar lo que ha ocurrido durante una reunión, sin importar el ámbito.
  • Al ser un documento formal necesita seguir un orden y estructura correctos.
  • Si a pesar de todo lo que vas a leer no tienes la suficiente confianza en internet puedes encontrar numerosos modelos.

Acabas de comenzar a trabajar como administrativo en una empresa. Has tenido algunas experiencia previa... O no, pero lo cierto es que sea un caso o el otro lo que no sabes exactamente es redactar el acta de una reunión de trabajo.

Un acta de reunión tiene que ser eficaz. Sí, es cierto que está destinada a registrar todo lo que ha sucedido durante la reunión, pero no por ello tiene que aparecer todo pormenorizado.

Al tratarse de un documento oficial que pasará a los archivos de la empresa en la que trabajas debe elaborarse de forma rigurosa y profesional.

Contextualiza la reunión. Si hay algo por lo que debes empezar es por tener los datos básicos de la reunión: quiénes han sido los asistentes, la fecha en la que se ha hecho y el lugar en el que se ha realizado. Consigue estos datos antes de que se lleve a cabo y así tendrás la información con mayor seguridad.

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Estos puntos constituyen el inicio. A continuación debes anotar los temas que se han tratado en la reunión. Lo más habitual es que se agrupen en temáticas: personal, técnico... Recuerda redactar siempre en presente, estás levantando acta de lo que está ocurriendo en ese mismo momento, de esa forma se subraya la veracidad de lo escrito. 

Después de esto es el momento de escribir las decisiones que se toman en la reunión. Describe cuáles son exactamente y qué medios está previsto usar para llevarlas a cabo. Tienes que ser exhaustivo escribiendo, aunque debes evitar caer en la literalidad. Puede que sea algo complicado pero debes encontrar ese punto medio. 

Hace algunos años este acta habría tenido que redactarse a mano. Sin embargo ahora todas las empresas cuentan con equipamiento digital, así que para redactarla de forma eficaz hazlo directamente a ordenador o en algún otro dispositivo electrónico. Evitarás trabajar dos veces y obtendrás el resultado de forma más inmediata.

No puedes terminar la redacción del acta sin especificar algunas cosas. ¿Se han presentado algunos documentos durante la reunión? Deberás especificarlo en los anexos del acta.

Además deberás cerrar el acta usando una fórmula predeterminada como "El presidente/la presidenta levanta la sesión, y como secretario/a extiendo este acta...". Y no te olvides, ¿hay una próxima reunión convocada? Deberás hacerlo constar al final del acta especificando el lugar, la fecha y la hora.

¿Se trabaja en tu empresa haciendo uso de las TIC? Las tecnologías de la información y la comunicación pueden hacer tu trabajo aún más eficaz. Una vez hayas revisado tu acta puedes guardarla directamente en el servidor de tu empresa. De esta forma podrán publicarse en su página web como ejercicio de transparencia o remitirse por correo a todos los asistentes de la reunión.



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